kancelaria@rybka-slowinska.pl

Umowy w erze cyfrowej: jak technologie zmieniają sposób zawierania umów?

Kiedy ostatni raz podpisałeś umowę na papierze? A może zrobiłeś to kliknięciem w aplikacji?

Współczesny świat biznesu zmienia się błyskawicznie, a tradycyjne, papierowe umowy coraz częściej ustępują miejsca nowoczesnym, elektronicznym rozwiązaniom. Umowy w erze cyfrowej to krok w stronę szybszego, bardziej przejrzystego i bezpiecznego procesu ich zawierania. Jakie technologie wpływają na tę transformację i zmieniają sposób, w jaki zawieramy umowy?

Aby lepiej zrozumieć, jak technologie wpływają na zawieranie umów, warto znać podstawowe kwestie wynikające z Kodeksu cywilnego. Polski system prawny przewiduje różne formy umów, dostosowane do specyfiki danej czynności prawnej. W niektórych przypadkach przepisy wymagają zachowania konkretnej formy, aby umowa była ważna. Wyróżniamy m.in.:

  • formę ustną – wystarczająca dla większości codziennych transakcji, o ile przepisy nie wymagają innej formy;
  • formę pisemną – konieczna np. przy umowie leasingu lub umowie spółki jawnej;
  • formę dokumentową – obejmująca m.in. wiadomości e-mail, SMS czy inne zapisy elektroniczne, które umożliwiają odtworzenie treści umowy, np. formularze internetowe;
  • formę pisemną z podpisem notarialnie poświadczonym – wymagana np. przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o., bądź przy umowie zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa;
  • formę aktu notarialnego – niezbędna np. przy sprzedaży nieruchomości czy zawarciu umowy spółki z o.o. albo umowie spółki komandytowej;
  • formę elektroniczną – jest to oświadczenie woli zapisane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co istotne – nie jest to to samo co zwykła wymiana e-maili czy zawieranie umów przez internet – tu kluczowe znaczenie ma właśnie kwalifikowany podpis, który nadaje dokumentowi pełną moc prawną. Bez podpisu kwalifikowanego mamy do czynienia z formą dokumentową. 

W praktyce większość umów gospodarczych nie wymaga określonej formy. Niemniej jednak, zawarcie umowy w formie pisemnej zapewnia większe bezpieczeństwo (o tym szczegółowo piszemy w naszym ostatnim artykule: https://rybka-slowinska.pl/umowa-ustna-czy-pisemna/ ). Taki stan rzeczy stwarza możliwości do wykorzystania nowoczesnych rozwiązań, które znacznie upraszczają formalności i umożliwiają zawarcie umowy w sposób szybki i wygodny.

Podpis elektroniczny w praktyce

Unijne rozporządzenie eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014) wyróżnia trzy poziomy podpisów elektronicznych:

  • podstawowy podpis elektroniczny – odpowiedni dla mniej formalnych transakcji;
  • zaawansowany podpis elektroniczny – bardziej bezpieczny, przypisany do konkretnej osoby składającej podpis;
  • kwalifikowany podpis elektroniczny – równoważny z podpisem własnoręcznym, podpisując umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym zachowujemy formę elektroniczną wymaganą prawem.

Podpis elektroniczny umożliwia szybkie i wygodne podpisywanie dokumentów na odległość, bez konieczności fizycznych spotkań stron. Dzięki temu proces zawierania umów staje się bardziej efektywny, co jest szczególnie istotne w kontekście rosnącej mobilności i pracy zdalnej. Przykładem praktycznego zastosowania podpisu elektronicznego jest aplikacja mObywatel, która umożliwia zdalne podpisanie umowy o pracę w zaledwie kilku prostych krokach.

Warto podkreślić, że jeśli umowa wymaga formy pisemnej, podpisanie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym wywołuje takie same skutki prawne jak podpis na papierze. To ogromne ułatwienie dla firm i przedsiębiorców.

Smart kontrakty

Rozwój technologii blockchain przyniósł innowacyjne narzędzie jakim są smart kontrakty. W uproszczeniu, są to programy komputerowe, które automatycznie wykonują określone instrukcje, gdy spełnione zostaną zapisane w nich warunki. Dzięki smart kontraktom procesy stają się bardziej przejrzyste, bezpieczne i szybkie.

Weźmy przykład firmy logistycznej. Wdrożyła ona smart kontrakty do automatyzacji rozliczeń z dostawcami. Kontrakt został zaprogramowany tak, aby płatność realizowała się automatycznie po dostarczeniu przesyłki, co potwierdza system GPS i skanowanie kodu QR przez odbiorcę. Dzięki temu firma unika opóźnień płatności i zwiększa przejrzystość rozliczeń.

To rozwiązanie sprawdza się w również w sektorze e-commerce, platformach ubezpieczeniowych czy fintechach.

CLM – platformy do zarządzania umowami

Współczesne przedsiębiorstwa, szczególnie te obsługujące duże ilości kontraktów, coraz chętniej sięgają po platformy CLM („Contract Lifecycle Management”). Systemy te umożliwiają kompleksowe zarządzanie umowami – od ich tworzenia, przez edycję, negocjacje i podpisywanie, po monitorowanie realizacji oraz archiwizację.

Systemy CLM pozwalają na automatyzację kluczowych procesów związanych z umowami, takich jak ich generowanie, wymiana i zatwierdzanie treści. Dodatkowo oferują powiadomienia o ważnych terminach oraz integrację z innymi systemami, takimi jak CRM czy ERP.

Co istotne, platformy CLM mogą być zintegrowane z podpisem kwalifikowanym, pozwala to na zawieranie umów w formie elektronicznej zgodnie z wymaganiami prawa. Dzięki temu firmy mogą w pełni cyfrowo obsługiwać procesy kontraktowe, eliminując konieczność drukowania i fizycznego podpisywania dokumentów.

Kto skorzysta na CLM? Rozwiązania te są szczególnie przydatne dla firm obsługujących dużą liczbę umów, pozwalając na minimalizację ryzyka i oszczędność czasu.

Umowy w erze cyfrowej

Cyfryzacja procesów prawnych postępuje w szybkim tempie. W najbliższych latach możemy spodziewać się dalszego rozwoju technologii, takich jak sztuczna inteligencja (AI), analiza danych w czasie rzeczywistym czy Internet Rzeczy (IoT), które będą automatyzować i usprawniać procesy związane z zawieraniem umów.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu odpowiedniej umowy – zapraszamy do kontaktu.

radca prawny Natalia Rybka