W codziennej działalności przedsiębiorcy często muszą podejmować decyzje „tu i teraz”. Umowy stanowią kluczowy element każdej transakcji, fundament udanej współpracy i ochrony interesów firmy. Wybór formy umowy – ustnej czy pisemnej – jest istotny, ponieważ obie mają swoje wady i zalety.

Umowa ustna czy pisemna – sposób zawarcia jest podobny

Każda umowa opiera się na zgodnym oświadczeniu woli dwóch lub więcej stron. Zatem zostaje zawarta w wyniku osiągnięcia konsensusu. Warto pamiętać, że prawo w niektórych przypadkach wymaga określonej formy umowy, na przykład aktu notarialnego lub podpisów poświadczonych notarialnie. W tym artykule skupimy się jednak na dwóch najczęściej spotykanych formach umów w świecie biznesu i spróbujemy ułatwić odpowiedź na pytanie: umowa ustna czy pisemna?

Umowy pisemne

Umowy pisemne niewątpliwie kojarzą się z bezpieczeństwem. A dlaczego?

1. Jawność i przejrzystość warunków: spisana treść umowy minimalizuje ryzyko nieporozumień między stronami. Wszystkie postanowienia są jasno określone i zaakceptowane, a obowiązki jednoznaczne. W skrócie: wszystko jest czarno na białym, bez miejsca na domysły.

2. Łatwiejsze dochodzenie roszczeń: wyobraźmy sobie konflikt: Firma A zrealizowała zamówienie na kwotę 200.000 zł, ale Firma B zapłaciła tylko 150.000 zł, twierdząc, że na taką kwotę się umówiono. Umowa została zawarta w formie ustnej. Jak Firma A ma udowodnić, że powinna otrzymać jeszcze brakujące 50.000 zł przy braku umowy pisemnej? W przypadku sporu przed sądem Firma A będzie musiała wykazać wysokość umówionego wynagrodzenia w inny sposób, np. dowodem z zeznań świadków, który może być mniej wiarygodny niż pisemny dokument. Natomiast pisemna umowa staje się kluczowym dowodem w razie sporu.

3. Spełnienie wymogów prawnych: w pewnych przypadkach prawo wymaga formy pisemnej. Jeśli nie zostanie spełniony ten warunek, umowa może być nieważna (np. umowa leasingu czy przejęcia długu).

Umowy pisemne posiadają jednak wady, szczególnie z perspektywy przedsiębiorców, których charakter działalności i branża decydują o zawieraniu umów ustnych. A dlaczego? Ponieważ umowy pisemne mogą generować dodatkowe koszty i być postrzegane jako zbędna formalność, szczególnie przy drobnych transakcjach. Przykładowo grafik komputerowy wykonujący drobne usługi, np. ulotki za kilkaset złotych częściej zdecyduje się na ustne niż pisemne umowy.

Umowy ustne:

Umowy ustne są popularne wśród przedsiębiorców działających w dynamicznych warunkach rynkowych lub przy mniejszych zleceniach. Ich zalety to:

1. Szybkość: umowę ustną można zawrzeć w zasadzie natychmiastowo. Jest to pożądane w przypadkach wymagających szybkiego działania.

2. Elastyczność: warunki umowy mogą być łatwo dostosowywane do zmieniających się okoliczności, co bywa trudniejsze w przypadku umów pisemnych.

3. Niższe koszty: brak konieczności sporządzania dokumentów obniża koszty transakcji.

Jednak umowy ustne niosą ze sobą pewne ryzyko, szczególnie:

• ryzyko nieporozumień: różne interpretacje ustaleń mogą prowadzić do konfliktów, co wpływa niekorzystnie na relacje biznesowe,
• trudności dowodowe: w razie konfliktu udowodnienie istnienia i warunków umowy jest wyzwaniem, szczególnie jeśli brakuje świadków lub dodatkowych potwierdzeń (np. e-maili),
• czas i koszty: brak dokumentacji utrudnia dochodzenie roszczeń w razie sporu, co generuje koszty i jest czasochłonne.

Która forma jest lepsza – ustna czy pisemna?

Wybór formy zależy od potrzeb i charakteru biznesu. Przy większych transakcjach, długoterminowej współpracy czy nowych kontrahentach zdecydowanie zaleca się umowy pisemne. Trudno wyobrazić sobie wykonywanie skomplikowanych i długoterminowych umów, których postanowienia nie zostały spisane. Ponadto pisemna umowa jest wyrazem profesjonalizmu i rzetelności w prowadzeniu biznesu.

Z kolei w przypadku mniej formalnych, powtarzalnych lub niskowartościowych transakcji, umowy ustne mogą być wystarczające. Jednak nawet przy umowie ustnej warto potwierdzić ustalenia pisemnie, np. e-mailem, aby uniknąć potencjalnych sporów i ułatwić ich rozwiązanie.

Podsumowując, umowa ustna rodzi te same uprawnienia i obowiązki co pisemna, ale jej treść może być trudniejsza do udowodnienia. Dlatego w niektórych przypadkach umowa ustna będzie niewystarczająca i zaleca się wówczas formę pisemną dla zwiększenia bezpieczeństwa i przejrzystości transakcji.

W przypadku jakiekolwiek pytania dotyczącego wyboru odpowiedniej formy umowy lub potrzeby wsparcia prawnego w tej kwestii, zapraszamy do kontaktu.

radca prawny Kinga Słowińska